Même si cela est rassurant, le fait de « trop planifier » vos activités au jour le jour peut parfois vous faire davantage stresser que si vous n’aviez rien prévu.
Par expérience, j’ai remarqué que les gens accros à la planification sont stressés lorsqu’ils ne maitrisent pas la spontanéité et l’imprévu dans leurs plans journaliers. Au lieu d’accepter le changement dans le cadre de leur planning, ils s’irritent eux-mêmes et/ou les autres chaque fois que quelque chose ne se passe pas exactement selon le plan établi. Une réunion retardée, une chose qui prend plus de temps à réaliser que prévu et ils sont perdus ; Ils refusent de déplacer une tache même s’ils ne possèdent pas le temps nécessaire pour travailler sur elle. Par exemple, lorsque les trois heures qu’ils avaient planifiées pour travailler sur un projet se trouvent réduites à une heure et demie, ils ne prennent souvent même pas la peine de la commencer.
Il est évident que pour atteindre son but, une certaine planification s’impose. La façon de tirer les avantages de la planification quotidienne et hebdomadaire sans les effets secondaires désagréables de stress est d’adopter une approche plus souple. Comment investir votre temps et votre argent tout en conservant souplesse et efficacité ? Voici quelques conseils qui vous aideront à planifier efficacement :
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L’intention
Vous pouvez voir votre journée comme une destination prévue et donc éviter de vous diriger dans la mauvaise direction. Toute planification repose sur une décision préalable au but que vous souhaitez finaliser et sur le choix des mesures appropriées pour l’atteindre. Vous aurez de meilleurs résultats en définissant le cours de votre journée tel un pilote de l’air qui connait au préalable sa piste d’atterrissage mais qui saura également ajuster sa trajectoire de vol ou se poser ailleurs en cas d’intempérie. La prochaine fois qu’un imprévu chamboulera vos plans au point d’être tenté de jeter votre planning aux oubliettes, rappelez-vous que votre plan ne vous aide qu’à définir une trajectoire initiale et à maintenir le cap pour arriver à votre destination souhaitée même si vous devez modifier votre trajectoire le long du chemin.
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Redéfinir l’objectif réalisable
Effectuer 100% du plan prévu est plutôt utopique et rare. Pour la plupart d’entre nous, une journée réussie se réalise quand nous accomplissons 60-70% de ce que nous avions l’intention de faire. Mais en fait, une journée parfaite devrait être celle où nous estimons avoir pris les bonnes décisions et avoir correctement investi notre temps sur la base des données que nous avions au départ (tâches, priorités…) et des circonstances qui ont surgi tout au long de la journée. La meilleure façon d’évaluer la journée est de se demander : « Ai-je fait les meilleurs choix dans la façon dont j’ai investi mon temps aujourd’hui ? » Plutôt que « Ai-je fait tout comme prévu ? »
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Ne perdez pas de temps à avoir un plan parfait
Il n’y a pas de plan parfait. Ne sachant pas à l’avance ce qui peut arriver à l’improviste, il est impossible de garantir qu’un plan sera parfait. L’objectif de la planification devrait être d’obtenir juste le bon niveau de clarté pour savoir où vous devriez concentrer votre attention et comment évaluer les opportunités qui se présentent. Je recommande de fixer une limite de temps à investir dans la planification. Pour la plupart des individus, une heure maximum est appropriée pour la planification hebdomadaire. La planification quotidienne ne devrait pas prendre plus de 15 minutes puisque vous n’êtes pas en train de réévaluer l’ensemble de vos priorités, vous êtes seulement à même de re-calibrer votre plan hebdomadaire.
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Envisager votre planning comme une feuille de route
Votre plan pour la journée, la semaine, ou même l’année, est une feuille de route qui vous donne le sens de l’orientation et un aperçu global des différentes voies que vous pourriez empreinter. Tout comme vous pouvez vous retrouver dans une impasse, vous n’auriez pas besoin de refaire votre carte pour trouver le meilleur moyen de continuer votre voyage ; Avoir un plan pour revenir dessus après une interruption vous donne les informations dont vous avez besoin pour réorganiser vos horaires. Personnellement, tout au long de la journée, je me réfère à mon plan quotidien et je me dis « OK… en me basant sur le temps que m’a pris cette activité ou sur le fait qu’un appel est venu m’interrompre, qu’est ce qui est le plus important maintenant ? » Vous pouvez faire la même chose ! Au lieu de revenir à la lecture des e-mails après une réunion ou un appel téléphonique non planifiés, il est préférable de revenir à votre plan quotidien et, si nécessaire, déplacer des taches sur votre calendrier ou réévaluer votre liste de choses à faire pour vous donner de la visibilité sur ce qu’il faut faire ensuite.
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Attendez-vous à l’inattendu
Une des plus grandes qualités de la planification est de vous donner la possibilité de répondre à l’inattendu sans éprouver de stress inutile. Lorsque vous planifiez correctement, vous êtes attentif aux étapes nécessaires de chaque activité avant l’échéance. Cela signifie donc que lorsqu’un évènement fortuit survient provoquant le changement de vos plans, vous pouvez le faire sans problème parce que vous avez prévu vos activités avec de la marge. Lorsque vous ne prévoyez pas assez large, vous finissez par être juste et alors le moindre imprévu perturbera votre journée et créera des problèmes majeurs si cela devient ingérable. Pour réduire considérablement le stress, donnez-vous du temps de travail personnel pour compléter des taches dans la journée, sur plusieurs jours ou avant une date limite. Cela vous donne de la flexibilité quand une interruption imprévisible ou un problème technique se produisent.
