Le terme collaboration a pris toute son importance dans les dernières années au sein des entreprises. On est tous d’accord que la collaboration entre les services est un casse-tête mais qu’elle est essentielle pour la réalisation de grands projets.
Et c’est là que ça se complique, beaucoup plus facile à dire qu’à faire. Comment engager des ressources de différents départements ayant leurs propres objectifs distincts à atteindre un but commun ? Il faut veiller à ne pas confondre « collaborer » et « coopérer ».
En fait, il faut beaucoup plus que des gens désireux de se réunir, de partager des informations et de coopérer. L’objectif est de prendre des décisions difficiles et de faire des compromis sur ce qui doit être fait et par qui. Il s’agit de répartir les charges de travail et de fixer les priorités et surtout savoir qui en est responsable. Malgré tous les comportements coopératifs bien intentionnés, la collaboration reste parfois inefficace. La capacité et la flexibilité d’aligner les objectifs et les moyens avec les autres en temps réel est souvent déficiente. Parfois, cela commence par la direction lorsque les patrons ne synchronisent pas les stratégies et les moyens entre eux. Plus souvent le défi de la collaboration s’adresse aux chefs de département, chefs de produits et principaux acteurs de changements qui doivent mettre tout le monde sur la même longueur d’onde et aligner leurs actions sans délai.
Pour commencer à collaborer vraiment, voici deux mesures que vous devriez prendre :
Premièrement, considérez d’abord l’objectif que vous essayez d’atteindre. Faites un plan détaillé sur le travail que vous pensez être nécessaire pour obtenir le résultat souhaité. De quoi votre équipe sera responsable ? Que devez-vous attendre des autres équipes ? Lorsque vous créez ce plan, détaillez les activités par séquences possibles et le calendrier nécessaire. Vous pouvez créer un cadre explicite qui servira de contrat de collaboration. Quand les gens savent ce qui est nécessaire, sous quelle forme et à quel moment, ils peuvent alors vous dire si c’est possible ou non. Vous pourrez alors avoir un véritable dialogue sur ce qui peut être fait.
Deuxièmement, convoquez une séance de travail avec l’ensemble des collaborateurs nécessaires des différents services de l’entreprise afin de revoir et prendre des engagements nécessaires à ce « contrat de collaboration ». Une des plus grandes erreurs que font les dirigeants est d’essayer de favoriser ce que nous pourrions appeler « la collaboration de série » c’est à dire passer d’une fonction à l’autre et concocter un accord. Non seulement cela prend beaucoup plus de temps, mais cela ne fonctionne que rarement puisque chaque changement affecte le prochain et le précédent. La meilleure alternative est de réunir le plus tôt possible tous les collaborateurs essentiels dans une salle pour les faire tous travailler sur les plans, les ajustements et trouver des moyens de partager les ressources et la motivation.
L’essentiel ici est de retenir qu’il est facile de parler de collaboration inter-fonctionnelle mais difficile d’en faire, en particulier parce que nous avons tendance à nous restreindre dans le mode de la coopération.
Donc, si vous êtes en mesure de planifier ce qui est essentiel et de conduire les parties nécessaires vers cet objectif commun, vous commencerez à développer des aptitudes à collaborer et cela aura assurément un impact positif sur votre entreprise.
