Chapitre 4 : Les plans de gratifications

Quand une entreprise met en place un système de primes ou un plan de gratification, elle doit tenir compte de plusieurs facteurs. Tout d’abord, au-delà d’un bon plan salarial de base, il est important que la rémunération pécuniaire globale des employés reste concurrentielle par rapport au marché. Il faut aussi prendre en considération le ratio entre le salaire de base et la rémunération variable ou au mérite, ainsi que certains types d’emploi (c’est-à-dire les commerciaux), dont la rémunération variable peut être plus importante que pour les autres emplois (c’est-à-dire ceux de production).

Si on utilise un ratio très différent de ce qui est en vigueur dans l’industrie et pour le type d’emploi en question, cela peut avoir un effet négatif sur le recrutement et la rétention du personnel. De plus, le comportement et la performance mesurable qui sont essentiels à la réussite de l’entreprise doivent être déterminés. Enfin, il faut accorder de l’importance aux différents niveaux de contribution/résultat de façon à créer une formule pour calculer les primes de performance, à la fois claire et facile à comprendre par les employés.

En ce qui concerne les plans de gratification, en l’absence de Convention Collective, la façon la plus courante de procéder est de faire correspondre la structure du versement des primes aux résultats globaux de l’entreprise, les résultats de l’équipe (s’il y a lieu) et les notes d’évaluation de performance, comme indiqué dans la section sur les augmentations au mérite.

Les paiements effectués dans le cadre des programmes de gratification se font habituellement de façon annuelle, en fonction des résultats financiers et de la performance réalisée au cours de l’année fiscale. Le paiement peut être établi à partir des résultats portant sur des périodes plus courtes, par exemple tous les six mois ou chaque trimestre. Mais cela entraîne un surplus de travail administratif et peut diminuer l’efficacité du programme comme moyen de rétention du personnel. En effet, un employé risque de démissionner plus aisément si la prime qu’il laisse derrière lui est dérisoire.

Programme de prime annuelle – Création d’un programme de prime annuelle

Établissez un objectif à atteindre pour les différents niveaux d’employés que vous avez. Vous pouvez choisir simplement de répartir vos effectifs en trois groupes : non-cadres, cadres et cadres direction, ou vous appuyer sur l’échelle des salaires que vous avez conçue. En général, plus l’employé occupe un poste élevé dans l’entreprise, plus élevé est le pourcentage de son salaire accordé aux primes (sachant que si sa performance ou celui de l’entreprise n’entraîne aucun profit, cela se répercute sur son salaire).

En s’appuyant sur le type d’échelle salariale de l’exemple 1 ci-dessus, le tableau suivant montre une répartition courante des primes basées sur les objectifs (cet exemple a été élargi pour inclure des niveaux plus élevés n’apparaissant pas dans l’exemple d’échelle salariale). Comme pour la section sur l’augmentation au mérite, il est recommandé de baser la prime sur le taux cible, non sur le salaire réel perçu :

Ensuite, déterminez quels niveaux de résultats financiers, par rapport aux objectifs opérationnels ou aux plans entraîneront le versement de primes, ou quel pourcentage de l’objectif ciblé sera payé. Si une entreprise en a les moyens, il est recommandé que les primes soient versées au prorata des résultats ci-dessous, tout en restant proche des objectifs opérationnels déterminés pour l’année. De cette façon, s’il y a un ou deux mauvais mois en début ou en milieu d’année, les employés ne baisseront pas les bras et chercheront toujours à obtenir leur prime, puisqu’ils savent que l’entreprise peut encore atteindre ses objectifs. C’est aussi une excellente pratique de récompenser vos employés occupant des postes plus élevés dans l’entreprise si la performance de l’entreprise surpasse de beaucoup les objectifs opérationnels. En ayant la possibilité de partager les fruits d’une excellente année pour l’entreprise, les employés seront motivés pour continuer d’augmenter leur performance, même s’ils savent un ou deux mois avant la fin de l’année que l’entreprise a déjà atteint ses objectifs opérationnels.

Le tableau suivant montre un exemple de cette approche :

Enfin, vous aurez besoin de déterminer une échelle de multiplicateurs similaire, basée sur la performance individuelle. Comme souligné dans la section sur les augmentations au mérite, il est préférable d’aligner ces multiplicateurs sur la notation établie pendant l’évaluation de performance, en offrant un niveau de prime plus élevé aux employés qui atteignent et surpassent les objectifs de performance. Là encore, on peut utiliser un multiplicateur fixe ou plusieurs multiplicateurs, ce qui donnerait à l’employeur un peu de latitude pour différencier les employés qui se trouvent dans la même catégorie salariale et ont obtenu une note similaire, mais qui semblent mériter un peu plus que d’autres.

Maintenant que vous avez déterminé chaque élément, vous pouvez les regrouper pour calculer le montant des primes individuelles à partir de la formule suivante :

Cible x Multiplicateur de prime – Résultats de l’entreprise x Multiplicateur de prime – Performance individuel = Pourcentage de la prime

Pourcentage de la prime x Cible = Montant de la prime

Calcul des primes à verser

Exemple 1

Cible de la catégorie salariale 4 = 4 %
L’entreprise est parvenue à atteindre ses objectifs opérationnels
Le multiplicateur de performance de l’entreprise est donc = 100 %
L’employé a obtenu la note de performance suivante : PS
Le multiplicateur de performance individuel est donc = 100 %

4 % x 100 % x 100 % = 4%
4 % x 52 304,69 €  = Prime de 2 000€

Exemple 2

Cible de la catégorie salariale 4 = 4 %
Les résultats de l’entreprise atteignent 95 % des objectifs opérationnels; le multiplicateur de performance de l’entreprise est donc = 50 %
Le classement de la performance de l’employé rentre dans la catégorie PH; le multiplicateur de performance individuel est donc = 125 %

4 % x 50 % x 125 % = 2,5 %
2, 5 % x 52 304,69 €  = Prime de 1 300 €

Comme pour les autres exemples de cette section sur la prime à la performance, la prime à verser a été arrondie, c’est-à-dire de 1 307,61 € à 1 300€.

Dans le Gestionnaire de documents, vous trouverez une feuille de calcul des primes annuelles et un calculateur de rémunération des primes annuelles et de rémunération totale au comptant. La feuille de calcul vous permettra de calculer le montant des primes, comme indiqué dans l’exemple ci-dessus. Les formules ont été préenregistrées dans les colonnes « Pourcentage de la prime » et « Montant de la prime », ainsi que dans la ligne des totaux au bas de la feuille. Le calculateur vous aidera à résumer et projeter les coûts associés au versement des primes que vous avez établi en suivant la procédure décrite ci-dessus. Les formules ont été préenregistrées dans la colonne « Rémunération totale au comptant», ainsi que dans la ligne des totaux au bas du calculateur.

Primes pour achèvement des travaux

Quand des projets très importants ou des projets s’étalant sur une assez longue période sont entrepris, les entreprises encouragent parfois l’issue réussie des objectifs du projet en offrant aux membres de l’équipe chargés du projet des primes spéciales, financières ou non (par exemple, jours de congés supplémentaires) si le projet a été accompli dans les temps, en respectant le budget et le niveau de qualité souhaité.

Les primes pour achèvement des travaux servent aussi d’outil financier de rétention du personnel et diminuent les risques de voir les employés assignés au projet quitter l’entreprise pour un autre employeur.

Primes de rétention du personnel

Des entreprises qui se trouvent dans des périodes cruciales et qui risqueraient de souffrir beaucoup du départ d’employés, offrent parfois aux employés une prime simplement pour rester dans l’entreprise jusqu’à une date future déterminée. Ces primes sont parfois versées en une seule fois à une date ultérieure, par exemple dans un an ou deux, ou en un versement échelonné au cours de cette période de plusieurs années.

Ces primes étaient assez souvent offertes aux professionnels des technologies de l’information au cours des deux années précédant le bogue de l’An 2000. Mais l’entreprise peut les offrir à n’importe quel moment important, ou de façon continue pour attirer et conserver tous les employés ou certains groupes d’employés.