En tant que manager, vous allez devoir faire face à des caractères et comportements parfois difficiles. Voici une liste de perturbateurs que vous pourriez croiser et les solutions à adopter à l’occasion d’une réunion.
Le(s) retardataire(s) :
- Commencez la réunion à l’heure. Cela est plus respectueux pour ceux qui sont ponctuels et dans la plupart des cas c’est un bon signal pour ceux en retard
- Après la réunion, demandez-lui en privé la raison de son retard. Vous pourrez peut être découvrir ce qui le motiverait à être à l’heure
- Donnez au retardataire un travail à faire à la réunion (dresser la liste de présence, présenter l’agenda, faire le compte-rendu…)
Celui qui part avant la fin :
- Au début d’une réunion et dans un souci d’organisation, demandez si tout le monde peut rester jusqu’à la fin
- Après la réunion et en privé, demandez pourquoi la personne part souvent plus tôt.
Celui qui répète sans cesse un point :
- Reconnaissez verbalement que vous entendez ses préoccupations
- Notez ses contributions
- Mettez le point en débat pour de futures discussions.
Ceux qui blâment les autres :
- Demandez aux participants des suggestions ou des idées qui pourraient être précieuses pour le groupe
- Demandez au groupe d’accepter de ne pas évaluer les points jusqu’à ce que toutes les idées aient été exprimées
- Pour la personne qui a dit quelque chose comme, « C’est stupide » ou qui utilise le langage corporel pour impliquer un jugement négatif, vous pouvez dire que « Les idées de chacun sont importantes ici. »
- Si le problème persiste, vous pouvez inviter la personne à quitter la pièce.
Celui qui interpelle les autres :
- S’il interpelle d’autres participants, demandez quel est le problème. Si ce n’est pas lié à la réunion, demandez-leur de régler cela en tête à tête
- Utilisez l’ordre du jour pour recentrer sur le sujet en cours de discussion et prenez note des désaccords pour des discussions ultérieures
- En dernier recours, vous pouvez les inviter à quitter la pièce. Si leur contribution ou leur accord est essentiel, essayez de le faire après la réunion.
Il sait tout :
- Reconnaissez son expertise
- Demandez-lui d’être patient et d’écouter les idées et les points de vue des autres collaborateurs.
Il utilise des réactions non verbales perturbatrices
- Identifiez le comportement et demandez-lui ce qu’il veut dire
- Lors d’une pause, ou après la réunion soulignez avec tact qu’un tel comportement est perturbateur. Expliquez comment cette attitude vous affecte vous-même et le groupe tout entier.
Il fait autre chose pendant la réunion :
- Posez une question en l’impliquant directement parmi les personnes que vous souhaitez entendre
- Vérifiez pendant une pause ou après la réunion qu’il a suivi la réunion
- Rappelez les règles de base lors du démarrage de la réunion.
Chuchotement :
- Demandez l’attention de tous, comme par exemple «Pouvons-nous avoir une réunion ici ? »
- Demandez aux participants qui chuchotent s’ils peuvent partager leur conversation avec tout le monde ou terminer plus tard
- Lors d’une pause, demandez ce qui se passe.
Ceux qui monopolisent la conversation :
- Si vous êtes debout, marchez de plus en plus proche d’eux.
- Remerciez-les pour leur contribution et faites appel à quelqu’un d’autre
- Demandez au groupe de changer de rôle, de sorte que les gens qui ont été silencieux parlent et que ceux qui ont été bavards soient à leur tour silencieux
- Finalement, vous pourriez avoir à souligner qu’ils monopolisent la réunion.
Ils finissent les phrases des autres
- Demandez-leur de laisser les autres personnes parler d’eux-mêmes
- Vérifiez avec les autres si les interprétations représentent avec précision ce qui a été dit.
Ils interrompent :
- Pour la personne interrompue, vous pouvez utiliser une formule comme « Prenez votre temps, Jean «
- Pour « l’interrupteur », vous pouvez dire: « S’il vous plaît laissez terminer Alice. »
- En dehors de la réunion, vous pouvez suggérer aux « interrupteurs chroniques » qu’ils notent leurs pensées et attendent qu’il y ait une pause pour donner leur contribution.
